仕事などで説明が必要な際、詳しい説明がなくても相手にも自分の思った通りに伝わっていると思っている方が結構いらっしゃいますが、物事を説明する場合、できるだけ丁寧に説明することを心がけたほうが良いと思います。
伝えたいことを何も知らない人に説明する場合は特に注意が必要です。
自分は「当たり前」で「分かっていること」でも相手が同じように認識しているかどうかはわかりません。あなたの常識がほかの人にとっての非常識である場合もあります。
ふだん何気なく使っている業界用語や専門用語などは、特に気をつけたほうが良いでしょう。会話の場合は丁寧すぎるとクドく感じるときもあるかもしれませんが、文章の場合は情報が多くても、わかっていることや知っていることは読み飛ばすことができるので、多すぎるくらいの説明があって良いと思います。
ポイントはなるべく具体的にすることと、専門用語や業界用語はなるべく使わないで説明することです。
下の例で見てみましょう。
説明その1
アカウントを作成してからログイン後、画面上から専用ページにアクセスすることでダウンロードが可能です。
説明その2
トップページから「新規アカウント作成」を選択して、お客様のメールアドレスなどの情報を登録してお作り頂いたIDとパスワードを入力し、「ログインする」を押した後、画面の上にある「専用ページにアクセス」を押して、ダウンロードページに移動してから「ダウンロード」のボタンを押すことでダウンロードが可能です。
説明その1はパソコンやインターネットに詳しい人はすぐわかるかも知れませんが、専門的な言葉が多く説明が少ないので、パソコン初心者やふだんあまり使わない人には何のことかわからないと思います。
これに対して説明その2はページや画面上の位置、操作の仕方を具体的に専門用語を使わずに説明しているので、かなりわかりやすくなっていると思います。
このように丁寧な説明を心がけることによって、より理解してもらえるようになると思いますので、気をつけてみてはいかがでしょうか。
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